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NetCommons実例でわかるサイト構築
 

Advance WEKO

業務や文書がシステムに縛られる!文書管理システムの問題を解決

企業内の情報は増加の一途にある。しかも、その大半が電子データとして保存されているため、下記のような問題が日々発生している。貴社でも、同様のことを感じてはいないだろうか。
  • あの資料を使いたいんだけど、どこにあったっけ?
  • あの提案書を参考にしたいんだけど、どこだろう?
  • 同じような案件の見積り、どこを探せばいいんだろう?

こうした問題を解決するのが文書管理システムだ。しかし、既存のパッケージ製品にも下記のような課題があり、導入を躊躇する企業も少なくない。システム導入時、既にある膨大な量のデータに検索のためのタグを設定する必要がある。
  • 新規のデータをシステムへアップする際も当然、タグ付け作業が必要。
  • 作成する文書などのフォーマットをシステムに合わせ、仕様を変更しなくてはならない。
  • 自社の業務にシステムを合わせようとすると、カスタマイズが増え、高額なシステムになってしまう。

既 存の文書管理システム製品の大半は、検索のためにデータの属性情報であるインデックスを作成する必要がある。また、カスタマイズを前提として開発されてお らず、基本、文書データの仕様などもシステムに合わせることになる。かといって、自社に合わせたカスタマイズとなると、ほぼスクラッチ開発となり、コスト も大きく膨らんでしまう。

今回ここで紹介する「Advance WEKO」は、こうした問題を解決した文書管理システムだ。データの取り扱いが非常にシンプルで、導入・運用の負荷が非常に少ない。複数キーワードの組み合わせによる複雑な検索が可能。自社の業務に合わせた独自インターフェースが容易に作成できるといった特長を備えている。では、代表的な機能や特長を以下に解説する。


特長

   低コスト    信頼性の高いオープンソースが基盤の統合的な文書管理システム

「Advance WEKO」は、オープンソース「NetCommons(ネットコモンズ)」上で動作する純国産の文書管理システムだ。国立情報学研究所が開発した情報共有 基盤「NetCommons」、そして「NetCommons」上で動作するリポジトリモジュール「WEKO」のデータを活用し、大量のデータの容易な アップロード、複雑な検索、そして企業のニーズに合わせた独自のインターフェースの制作を可能にする。

コストを抑えながら、自社に合わせたカスタマイズが可能
国立情報学研究所が無料で提供するオープンソースを使用しているため、システムのライセンス費用や購入費用などは一切不要。適切なサーバを用意すれば、自社に合わせるためのカスタマイズ費と導入・運用支援のコンサルティング費だけで導入できる。

画像



   簡単運用    ファイルをそのままアップするだけで検索用テキストを自動抽出
既存の文書管理システムの多くは、データファイルに対して、検索のためのタグを設定する必要がある。新しく文書ファイ ルなどをシステムへアップする場合は、さほど面倒ではないが、既に存在しているデータすべてにタグを付ける必要があり、文書管理システムを本格的に活用す るまでに時間がかかってしまう。

しかし、「Advance WEKO」は、タグの設定は不要。ファイルを格納しているフォルダを指定するだけでアップロードが可能だ。「Advanc WEKO」にデータをインポートする際、ファイル内に含まれるテキストを自動で抽出し、データベースに保存。この保存されたテキストを対象にキーワード検 索が実行される。
ファイル・ダウンロード画面


   検索効率のUP    検索結果をインデックスに登録することでスピーディな検索を実現
「Advance WEKO」は複数のキーワードの組み合わせによる複雑な検索が行える。検索パターンは、AND、OR、NOT、フレーズ検索、完全一致検索、論理演算の優 先度指定と多種多彩。また、キーワードを組み合わせて行った検索結果を、そのファイルの新しいテーマやカテゴリとして登録、検索のインデックスに表示させ ることが可能だ。この機能を活用すれば、業務内容や使用頻度の高いファイルなどを、よりスピーディに検索できる。
管理画面



   カスタマイズ    企業それぞれで使いやすいインターフェースの作成が可能
企業それぞれで業務内容やファイルの種類・分類などが異なる以上、検索や結果表示も個々の企業に最適化されていなけれ ば、活用されなくなってしまう。オープンソースを利用し、コストを抑えながら、カスタマイズが容易に行なえる「Advance WEKO」なら、企業の要望や日々の利用状況に合わせ、システムを最適化できる。インターフェースは独自のデザインの作成が可能。キーワードで検索された 一覧表示では、ファイルの種類が分かるアイコンとファイル名を表示。検索結果の概要文は自動的に抽出・表示され、検索キーワード部分がハイライトで表示さ れる。

 

導入事例

   導入事例:1    数十万の既存ドキュメントを1ヵ所に集めるだけで検索が可能に導入事例:1
●導入前の課題
国立の某研究機関は全国に数十の研究施設があり、それぞれの施設が保有するドキュメントは延べ数十万。データのフォーマットが統一されておらず、検索できない状況にあった。

●Advance WEKOの活用方法・導入メリット
(1)すべてのドキュメントを改めて整理することなく、1ヵ所に集め、検索できるようになった。
(2)複雑な検索(AND、OR、NOT、優先順位付けなど)を使い、検索対象の絞り込みを大幅に効率化。
(3)検索した結果を保存し、カテゴリ分けに利用。
(4)各研究施設では自分たちの担当ドキュメントのみ管理する分散管理を実現。
(5)ドキュメントの差分のみを自動でアップロード。
(6)ユーザに使い勝手の良いインターフェースをカスタマイズで実現。

  導入事例:2    グループ企業全体の膨大なデータも高速検索!複雑な検索にも対応
●導入前の課題
A社が保有する文書データは、グループ企業全体で何十万点。しかし、既存の文書管理システムには「動作が遅い」「複雑な検索ができない」「外部システムと連携できない」という問題があり、また特定のデータへの閲覧権限を設定したいといった要望も出ていた。

●Advance WEKOの活用方法・導入メリット
(1)全文書テータをAdvance WEKO上で管理し、検索スピードは飛躍的に向上し、複雑な検索にも対応。
(2)外部システムとの連携を実現。
(3)ファイルごとにアクセス権限を設定、更に閲覧ログの取得も可能に。
(4)『NetCommons』の機能を利用し、グループウェア(アンケートや掲示板)として活用。

  導入事例:3    タブレット端末上で“ページをめくるように”データを簡単閲覧
●導入前の課題
B 社は設備機器の点検記録(PDFなど)や図面、CADデータなど、数100GBものデータをストレージ上で管理していた。しかし検索に非常に時間がかか り、点検管理に必要な点検記録や図面類を、タブレット端末を使って現場で容易に検索・閲覧できるようにし、業務の大幅な効率化を図る目的で 「Advance WEKO」を導入した。

●Advance WEKOの活用方法・導入メリット
(1)全データは従来のストレージサーバに保存し、検索データと同期。
(2)紙ベースのデータはOCR(※)でデジタル化。全データから検索可能な内容を抽出し、検索できるようにした。
(3)現場からの全データへのアクセスを実現。
(4)タブレット端末のマルチタッチ機能により、“ページをめくるように閲覧”が可能に。
(5)検索キーワードを入力せず、複数の検索結果が閲覧できるようになり、現場での作業を大幅に効率化。

※OCR:Optical Character Reader(光学式文字読取装置)

 
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